¿Qué es y por qué implementar ECM?
La gestión de contenido empresarial, conocida normalmente por sus siglas en inglés Enterprise Content Management (ECM), es una solución que permite que la organización optimice procesos a través del máximo aprovechamiento de la información tanto de sus clientes, como del contenido empresarial que se produce en la organización.
Es importante implementar ECM (Enterprise Content Management) si se quiere llegar a ser una empresa digital, además permite la optimización de procesos porque posibilita el acceso a la información correcta en el momento adecuado.
¿Interesado? Obtenga información sin compromiso
Las soluciones de administración de contenido empresarial (ECM) permiten que una organización aproveche al máximo la información del cliente y el conocimiento de la empresa integrado en su contenido. Las soluciones de ECM capturan, almacenan, activan, analizan y automatizan el contenido empresarial, proporcionando un nuevo valor a partir de datos que antes no estaban estructurados ni disponibles.
Cuando se gestiona de forma eficaz en toda la organización, el contenido se puede utilizar para atraer a los clientes, automatizar los procesos empresariales y mejorar la colaboración.
El contenido es la moneda que alimenta y financia la transformación digital. El contenido posee información sobre los clientes, sus comportamientos, sentimientos y valor para la organización, pero solo si puede aprovecharlo. Colectivamente, el contenido enterrado en repositorios, recursos compartidos de archivos y carpetas en la nube en toda la empresa representa el conocimiento de la organización.
A medida que el contenido crece a velocidades sin precedentes, las organizaciones están tomando medidas concretas para optimizar sus procesos relacionados con los servicios de contenido. El "caos de contenido" (la falta de contenido digitalizado y la incapacidad de acceder al contenido correcto en el momento adecuado) es una barrera generalizada para las empresas en la actualidad.
Ahora, más que nunca, el software ECM es un elemento esencial en el viaje para convertirse en un negocio digital.
Consideraciones para implementar ECM en su empresa
Las organizaciones que se toman en serio la transformación digital deben comenzar con lo básico. Primero, captura el contenido en la primera oportunidad. A continuación, clasifíquelo y aplique reglas de gobierno. Luego, controle quién puede acceder a él y proporcione a las personas herramientas para encontrarlo rápidamente. Finalmente, ponga el contenido en movimiento para los procesos comerciales y la colaboración.
Identifique el papel que juega el contenido en su negocio
La adopción exitosa de ECM comienza con una evaluación de la empresa. ¿Dónde están los documentos en papel ralentizando los resultados? ¿Dónde se encuentra el contenido empresarial en la empresa? ¿Está en recursos compartidos de archivos, repositorios en la nube o un sistema ECM? ¿Y cuál es su estrategia de gobierno, cumplimiento y retención de documentos?
Seleccione un proyecto inicial
Las soluciones de ECM son escalables y, a menudo, comienzan con una aplicación de departamento o de línea de negocio. Una vez que todas las partes interesadas estén involucradas y hayan proporcionado información, desarrolle una visión y objetivos medibles para una solución de gestión. Luego, después de pruebas exhaustivas y capacitación del usuario, implemente la solución. A menudo, el éxito de la solución se extiende a otros departamentos, que comienzan a presionar para que sea el próximo proyecto.
Identifique el papel que juega el contenido en su negocio
La adopción exitosa de ECM comienza con una evaluación de la empresa. ¿Dónde están los documentos en papel ralentizando los resultados? ¿Dónde se encuentra el contenido empresarial en la empresa? ¿Está en recursos compartidos de archivos, repositorios en la nube o un sistema ECM? ¿Y cuál es su estrategia de gobierno, cumplimiento y retención de documentos?