ÍNDICE

1. Introducción
2. ¿Qué es el SGDEA?
3. La importancia del SGDEA en las empresas
4. ¿Cuáles son sus beneficios?
5. Retos para la implementación del SGDEA
5.1. Fases de implementación
6. Conclusiones

INTRODUCCIÓN

La industria ha ido evolucionando, las tecnologías han madurado y a través de este proceso de maduración se han incorporado nuevos conceptos y acrónimos, cada uno con distintos propósitos y significados. Las nuevas prácticas tecnológicas conllevan al desarrollo global, generando herramientas que faciliten el trabajo del ser humano, plataformas y softwares fundamentales para el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información.

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA contribuye al control y organización de documentos análogos a digitales. Así lo sustentan las políticas a través de las Normas Técnicas Colombianas NTC 15489-1 y NTC 15489- 2.

En este blog evidenciamos los principales beneficios, características y retos de implementar el SGDEA en una empresa.

¿Qué es el SGDEA?

El Archivo General de la Nación de Colombia implementó el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, un grupo de sistemas de información destinados a gestionar documentos electrónicos y mantener los flujos de trabajo en entornos digitales logrando reducir el consumo de papel y mejorando la eficiencia en la institución.

Según el Centro de Innovación Pública Digital, en el año 2013, se contrató la construcción e implementación del modelo SGDEA. En este proceso se diseñaron los procesos y procedimientos para cada requerimiento documental, y a cada funcionario le fue asignada una acción específica para garantizar la gestión correcta de los expedientes electrónicos.

Con ello se dio inicio a la homogeneización, estandarización y formulación de lineamientos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, mediante la aplicación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

La implementación del SGDEA generó una evolución tecnológica, normativa y procedimental, así como un positivo cambio de actitud, por parte de los funcionarios, frente al aprendizaje de nuevas estrategias tecnológicas.

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA  se centra en los documentos cuando son declarados como documentos electrónicos de archivo, además integra el archivo total independiente del ciclo de vida en los cuales se hallen los documentos. Existen soluciones que permiten la creación, indexación, gestión de documentos, administración de múltiples versiones y la parametrización de flujos electrónicos.

La importancia del SGDEA en las empresas

Para el Ministerio de Cultura, el SGDEA como sistema de información reúne características o funcionalidades destinadas a gestionar documentos electrónicos de archivo e incluso en soporte papel y otros análogos, para los cuales se deben establecer requisitos puntuales que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo.

Su finalidad  es facilitar la organización de los documentos, controlarlos, manteniendo su vínculo archivístico, orden original y de procedencia y la relación entre las distintas agrupaciones documentales (fondo, sección, subsección, series y subseries documentales), permitiendo así la conformación de expedientes electrónicos íntegros y garantizando las transferencias documentales entre sistemas cuando sea necesario así como la eliminación, conservación temporal o preservación a largo plazo de acuerdo a lo contemplado en las Tablas de Retención Documental, que junto con los Cuadros de Clasificación Documental, Inventarios Documentales, Tablas de Control de Acceso y demás herramientas estratégicas de gestión y de control documental, apoyan el correcto desarrollo e implementación del SGDEA.

Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de gestión a lo largo del tiempo, bajo el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales e internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes, así como definiendo un procedimiento claro para efectos de realizar la transferencias documentales bajo principios de ética y transparencia, asegurando la integridad de la información en todo momento y lugar.

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Algunos de los beneficios empresariales de implementar el SGDEA son:

  1. Estratégicos: generación de condiciones que faciliten el desarrollo e implementación de soluciones estratégicas que aporten al proceso de la gestión documental como soportes para la toma de decisiones, rendición de cuentas, transparencia y acceso a la información.
  2. Financieros: disminución de costos asociados al almacenamiento físico, a la impresión de copias y a los insumos que de ellas se derivan.
  3. Administrativos: mejora en los tiempos de gestión y trámite de los documentos enviados y recibidos. Control completo del proceso y de los documentos que a partir de ellos se generan.
  4. Operativos: reducción de impresión de documentos, reducción de tiempos de consultas y tareas de archivo, fácil acceso de información y mayor distribución de documentos.
  5. Tecnológicos: Ahorro de espacio físico, seguridad para documentos, acceso y centralización de datos y documentos desde un solo punto, desde diferentes lugares y dependencias.

Retos para la implementación del SGDEA

Para la implementación del SGDEA en una empresa es indispensable conocer los retos administrativos y técnicos que se puedan generar.

 

Retos administrativos: lograr que la alta dirección manifieste su compromiso y apoyo con el desarrollo e implementación del SGDEA se puede alcanzar a través de:

 

  • Definir el alcance y la ruta de implementación.
  • Involucrar a la alta dirección en el proceso.
  • Dar a conocer la importancia y beneficios del SGDEA.
  • Generar estrategia de gestión del cambio.
  • Establecer compromiso en el cambio de la cultura organizacional.
  • Asegurar la disponibilidad de recursos físicos, financieros, tecnológicos y de personal para su implementación.

 

Retos técnicos:  uno de los mayores retos para la implementación del SGDEA es la descomposición jerárquica de sus fases orientándose a la generación de productos, servicios y entregables que satisfagan las necesidades del usuario.

  • Medir el nivel de apropiación tecnológica por parte de los usuarios.
  • Generar estrategias de gestión del cambio.
  • Dar a conocer la importancia y beneficios a los usuarios e involucrados en el proceso de implementación.
  • Identificar los riesgos técnicos y de seguridad asociados al manejo de información.
  • Realización de prospectiva de implementación de nuevas fases

Fases de implementación

 

Según el Ministerio de Cultura, para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, es necesario trazar metas a corto, mediano y largo plazo que permitan alcanzar el logro de los objetivos planteados en el proyecto para lo cual se deben definir estrategias alineadas con las políticas globales de la entidad y sus necesidades. Por consiguiente, tanto en los planes estratégicos de la organización como en el Plan institucional de Archivos – PINAR, como en el Programa de Gestión Documental - PGD se debe contemplar, incluir y priorizar el desarrollo e implementación del SGDEA, sus objetivos y metas definiendo un plan de acción que comprenda cada una de las actividades a desarrollar, así como las actividades a tener en cuenta para dar cumplimiento a las actividades enmarcadas en las estrategias de Gobierno en Línea - GEL.

 

Aquí les presentamos 5 fases para implementar el SGDEA en su empresa.

 

  1. Fase de planeación: en esta fase se debe definir la estructura de desglose de trabajo a alto nivel, el alcance de la implementación del SGDEA, establecer sus objetivos, productos o entregables esperados, los riesgos y cuantificar el tiempo y los recursos que abarcara a partir del análisis de las necesidades de una entidad, hasta la finalización de los procesos implementados.

 

  1. Fase de análisis: comprende las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental. Cada uno de estos análisis se puede desarrollar en paralelo porque uno no influye sobre el otro, sin embargo si se complementan.

 

  1. Fase de diseño: en esta fase se define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente.

 

  1. Fase de implementación: una vez se tiene claridad sobre qué procesos o procedimientos se van a automatizar dentro del SGDEA, y se han identificado las necesidades que se pretenden cubrir, se da inicio a la fase de implementación. Es recomendable hacer la implementación progresiva, garantizando escalabilidad, continuidad e interoperabilidad con lo implementado anteriormente).

 

Fase de evaluación, monitoreo y control: en esta fase se definen las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto, y su avance según su planificación. Esta fase es de vital importancia porque permite identificar y gestionar los riesgos, enumerar y evaluar los hitos importantes del proyecto SGDEA y documentar los cambios o ajustes que hayan surtido durante su implementación

Conclusiones

La implementación de la solución tecnológica ha permitido el desarrollo de competencias informáticas, gracias a las capacitaciones constantes y la socialización. Además se ha logrado la reducción del uso del papel, ahorro de espacio físico para el almacenamiento de documentos, y los tiempos de tramitación y la capacidad de monitoreo de los procesos han mejorado de forma notable.

En el caso del SGDEA ha permitido que los usuarios en cada Entidad pública accedan a la información de forma fácil y segura, generando gestión del conocimiento a través de la intervención, apoyo y determinación de los participantes en sus áreas de trabajo.

La incorporación del documento al SGDEA incluye el registro, clasificación, asignación de metadatos y su almacenamiento. Los documentos elaborados o recibidos en el curso de la actividad se convierten en documentos de archivo cuando se guardan. En esta captura se clasifican, es decir, se le asignan códigos que hacen referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite que el sistema los gestione.

*Información obtenida de: Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA - Ministerio de Cultura.

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