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Implementación SGDEA

Para la implementación  SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, se debe primero comprender la organización y de su contexto, comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas y realizar un plan estratégico. Con esto realizado se debe implementar un flujo electrónico:

  • Modelo de requisitos de la herramienta tecnológica para la estructuración del – SGDEA

  • Modelo de requisitos los flujos de trabajo priorizados

  • Esquema de metadatos general para los documentos y expedientes electrónicos que harán parte del SGDEA.

  • Automatización de flujos de procesos y procedimientos

  • Esquema de metadatos a nivel tecnológico de uno de los flujos de trabajo priorizados, para el proyecto definición y estructuración del SGDEA

GRaFICO-SGDEA

Decreto 088 de 2022

ARTÍCULO 2.2.20.10. Gestión documental, seguridad y privacidad en el proceso de digitalización y automatización de trámites

Establece conceptos, lineamientos, plazos, condiciones técnicas transversales para la digitalización y automatización de los trámites y su realización en línea con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones para con el Estado por medios digitales.

¿Para qué se deben digitalizar los trámites?

  • Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales.
  • Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos.
  • Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas mediante el uso de las tecnologías de la información.

Conozca otra ley relacionada: Ley 1712 de 2014