ÍNDICE
- Introducción a la Intranet
- ¿Qué es una Intranet?
- Objetivos de una Intranet
- ¿Por qué tener una Intranet en su organización?
- ¿Cuáles son los beneficios de tener una intranet?
- Conclusiones
INTRODUCCIÓN
La intranet es un concepto con un alto grado de reconocimiento en el ámbito laboral, pues es la herramienta que mantiene a los empleados de una organización en constante comunicación.
Gracias a la intranet, las organizaciones consiguen mejorar la comunicación interna y colaboración de los trabajadores a la hora de compartir información general, documentos y datos importantes, debido a que estos son compartidos a través de carpetas accesibles desde cualquier dispositivo u ordenador de la empresa.
En este blog podrá encontrar los objetivos, las ventajas y los beneficios de tener una intranet en su empresa, una herramienta digital que le permitirá tener mejor comunicación con sus empleados, y que además contribuirá de forma positiva en los procesos corporativos con resultados óptimos.
¿Qué es una intranet?
Una intranet es un sistema de red privada que permite compartir recursos entre los integrantes de una organización. Por lo general, las empresas usan la intranet para que los empleados de los diferentes departamentos accedan a la información necesaria para el desarrollo de sus actividades o requerimientos.
La información compartida puede variar según la empresa, son muy habituales las redes para compartir documentos y bases de datos de gestión, son muchas las aplicaciones corporativas que pueden considerarse dentro de esta definición.
Una intranet es una herramienta de automatización de negocios que brinda una variedad de características listas para usar, las cuales resuelven la mayoría de los problemas que enfrenta una organización. Con todas sus funciones, no solo mejorará los procesos de negocios, también aumentará el compromiso de los empleados.
De la misma forma, la intranet, a través de los recursos digitales que la componen, brinda facilidad de uso permitiendo a los usuarios de distintos niveles interactuar con contenidos, aplicaciones, procesos de negocio y otras personas dentro de la organización, dependiendo de sus preferencias y reglas de negocio. En otras palabras, la intranet es una aplicación privada únicamente para usuarios autorizados.
Con una intranet, las empresas obtienen mayor eficiencia y ahorro de costes para sus procesos, una experiencia que promoverá una cultura organizacional adecuada para la ejecución de requerimientos o actividades por parte de los empleados. Es importante mencionar que, para que los resultados en la implementación de una intranet sean positivos, es necesario que su desarrollo dentro de la organización se realice con base a objetivos específicos de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Objetivos de una Intranet
El objetivo principal de la intranet es distribuir información en toda la empresa, pero además, es necesaria para comunicar iniciativas, administrar políticas y documentos, crear y almacenar formularios en línea, estandarizar la capacitación, y mejorar la cultura de la empresa. Aquí le presentamos otros de los objetivos para que el desarrollo de su intranet sea exitoso.
- Distribución de información en toda la compañía:
Las comunicaciones internas contribuyen al mejoramiento continuo en la participación de los empleados en procesos laborales, el software de su intranet actúa como una forma de estandarizar las comunicaciones de la empresa desde una ubicación central mediante el uso de herramientas clave como noticias, blog, novedades, calendario y eventos.
- Comunicar objetivos e iniciativas de la empresa:
Debe mantener informados a sus empleados de contenidos, proyectos y actividades que se adelanten, esto permitirá el trabajo colaborativo con el propósito de un mismo objetivo, generando así el incremento de la productividad.
- Políticas sin papel:
Gracias a la transformación digital, las empresas pasaron a la nueva era donde todo lo que estaba en papel, ahora se conserva en línea, permitiendo mayor acceso a la información, evitando trámites que tomaban mucho tiempo para los involucrados.
- Encontrar y distribuir información:
Simplemente cargue información a su software de intranet para obtener una base de conocimientos centralizada y completa, con la búsqueda intuitiva, encontrar la información será más fácil.
- Creación y envío de formularios en línea:
Automatice los procesos de negocios y elimine las tareas de negocios manuales y redundantes utilizando los formularios en línea en su software de intranet. Con su intranet puede crear un formulario que se adapte a sus necesidades comerciales de una forma más rápida y efectiva.
- Mejorar la cultura de la empresa:
A través de la intranet, el clima organizacional puede reforzarse con la implementación de foros, calendario de actividades, álbum de fotos, fechas especiales y mucho más.
¿Por qué tener una Intranet en su organización?
Una intranet corporativa, por lo general se usa para controlar, almacenar y distribuir el flujo de información interna de las empresas, es una herramienta de uso exclusivo de los empleados quienes tienen acceso a diversas bases de datos, noticias, documentos importantes y archivos restringidos para el público en general.
Asimismo, la intranet, es un sistema de red privada que permite compartir recursos entre los miembros de una organización, es decir, que los datos que allí se comparten son de acceso único, en otras palabras, sólo los empleados pueden visualizar la información que se proporciona en la plataforma.
Tener una intranet en su empresa, entidad o institución educativa, será un valor agregado para sus empleados, se mantendrá una mejor comunicación interna, y adicionalmente, los trámites internos serán más rápidos.
La Intranet aporta un valor sin precedentes a la distribución de la información, la automatización de los grupos de trabajo y el acceso a la información corporativa. De igual forma, la intranet, siendo un sistema creado para aportar en los procesos internos de una empresa, permite que se generen soluciones que creen espacios, módulos o aplicaciones a medida de los departamentos de las empresas, algunas de las aplicaciones son para el departamento de selección de personal o recursos humanos, el departamento financiero y el departamento de Marketing.
¿Cuáles son los beneficios de tener una Intranet?
Dentro de los beneficios de tener una intranet en su organización está el permitir a los empleados el acceso a la información de uso común, pueden gestionar distintas solicitudes como vacaciones, descarga de nóminas, entre otros documentos importantes; igualmente, la comunicación entre los colaboradores será más rápida y efectiva; una estrategia digital pensada en el desarrollo integral del clima organizacional, un proceso que mejorará la productividad.
De la misma manera, mejorar la comunicación interna de una organización aumentará el trabajo en equipo y promoverá la cultura corporativa, en efecto, generará un cambio positivo para toda la organización.
Son varios los aspectos que contribuyen de forma positiva en los procesos empresariales, por ejemplo, la facilidad para compartir archivos, utilización del correo electrónico y otros medios de comunicación, y la obtención de un mejor servicio de impresión, de hecho, las empresas al tener conexión a internet, amplían sus posibilidades, pues pueden estar en contacto con otras localidades remotas de la empresa en el resto del país o del mundo. Estás son 6 ventajas de tener intranet corporativa:
- Ahorro de tiempo y costes: reducen el tiempo en la búsqueda de información que necesitan
- Comunicación asertiva: se centraliza la información, hay fácil acceso a los documentos o requerimientos que los colaboradores necesiten.
- Mayor seguridad: evita que empleados no autorizados accedan a información de otros departamentos.
- Aumenta la colaboración entre los empleados: trabajo conjunto a través de foros o redes sociales corporativas.
- Gestión del conocimiento: la creación de una wiki o foros puede ayudar a que los empleados difundan sus conocimientos y así todos puedan aprender.
Conclusiones
En definitiva, tener una intranet facilita la comunicación entre los empleados, manteniéndolos actualizados y permitiéndoles mayor acceso a información importante y necesaria para ellos.
Esta herramienta será un aliado para su organización, un sistema de colaboración entre sus participantes, y un importante crecimiento de la comunidad digital.
Una intranet corporativa ayuda a las empresas y organizaciones a mejorar muchos de sus procesos internos a un coste menor y con mayor eficiencia, permite a los empleados el acceso a la información de uso común; una estrategia digital pensada en el desarrollo integral del clima organizacional, un proceso que mejorará la productividad.
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