En el entorno empresarial actual, disponer de un sistema eficiente para la gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) ya no es suficiente: es preciso que dicho sistema esté potenciado por inteligencia artificial. La solución presentada por Dacartec Servicios Informáticos bajo su módulo “PQRS + IA” describe cómo la combinación de un sistema de gestión documental (SGDEA) con IA permite hacer más con menos, y ofrecer valor agregado al cliente y a la organización.
A continuación, se detallan seis ventajas que justifican implementar PQRS + IA en su empresa:
1. Clasificación automática y asignación eficiente
Gracias a la IA, las solicitudes se analizan, clasifican y se asignan al área responsable sin intervención manual. Esto reduce errores de direccionamiento, evita cuellos de botella y permite que cada petición, queja o reclamo llegue rápidamente al equipo adecuado.
2. Respuestas mucho más rápidas
El sistema permite generar respuestas automáticas en segundos, lo cual reduce significativamente el tiempo de espera para el usuario final. Como resultado, se mejora la experiencia del usuario y se fortalece la percepción de eficiencia de la empresa.
3. Reducción de solicitudes innecesarias
La solución indica que se puede reducir hasta un 50 % de la apertura de PQRS innecesarias. Al evitar que usuarios abran casos que no corresponden (o que podrían resolverse previamente mediante información auto-servicio), se libera capacidad operativa para concentrarse en lo que realmente importa.
4. Disminución sustancial de los tiempos de gestión
Con IA aplicada al proceso de PQRS se evidencia una disminución de hasta un 80 % en los tiempos de respuesta. Este ahorro de tiempo afecta positivamente la productividad, reduce la carga operativa y mejora el retorno de inversión asociado al área de atención al cliente o gestión de incidencias.
5. Mejora de la experiencia del ciudadano o cliente
Al incorporar IA para dar respuestas rápidas, coherentes y bien canalizadas, la solución contribuye a mejorar la experiencia del usuario final. En un entorno donde los clientes valoran la agilidad, la personalización y la claridad, disponer de una plataforma PQRS + IA marca la diferencia competitiva.
6. Análisis avanzado y trazabilidad documental
El sistema no solo gestiona solicitudes, sino que también permite análisis de patrones, generación de reportes en tiempo real y trazabilidad de todas las interacciones archivadas. Esto abre posibilidades para la mejora continua, la toma de decisiones basada en datos y el cumplimiento normativo, gracias también al respaldo de un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo).
Implantar una solución de PQRS + IA representa más que una mejora operativa: es un salto hacia una gestión inteligente, orientada al cliente y al aprovechamiento estratégico de las interacciones. Si su empresa busca optimizar tiempos, reducir costes, mejorar su reputación y extraer valor de sus procesos de atención, esta combinación tecnológica se presenta como una oportunidad clara.
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