Todas las empresas se mueven por procesos, facturación, nómina, inventario, atención a clientes y muchos más. Lo peor es que en muchas, estos procesos no se conectan entre ellos, razón por la que a veces se presentan disrupciones en la empresa.
Bases de datos que no se comunican entre sí generalmente hacen que los procesos sean largos y muy aburridos para los clientes. ¿Cuántas veces se va a hacer algo en una empresa que exige que una parte se haga en una ventanilla, para lo cual se ha de hacer fila, y después hay que pasar a otra ventanilla y sufrir otra demorada fila? Si las bases de datos a las que este proceso accede se pudieran integrar, al cliente se le exigiría ir a una sola ventanilla. Por ejemplo, si un cliente quiere comprar algo que solo se vende en una ventanilla, seguramente primero hay que ir a otra en la cual se le da el paz y salvo de que no debe nada y luego se le aprueba la compra.
Con algo que se conoce como BPM (‘business process management’) o administración de procesos de negocio, una tecnología mediante la cual se pueden implementar procesos, la mecánica se podría mejorar de manera sustancial. Para esto es necesario hacer el levantamiento del proceso que se quiere subir a la aplicación de BPM que se implementó. Luego hay que determinar los valores que agrega cada paso y, si no agrega ninguno, se debe eliminar para volverlo más eficiente, a menos que sea obligatorio. No se trata de hacerles reingeniería a los procesos, sino de volverlos más eficientes. En un caso en el que participé este tenía 113 pasos, de los cuales 60 no agregaban valor y se pudieron eliminar.
Una vez hecho esto, se sube el proceso al BPM, y a cada paso se le deben poner indicadores de rendimiento (KPI, ‘key performance indicators’) que permiten evaluar la eficiencia del paso. Por ejemplo, cuánto tiempo se demora la aprobación de una solicitud de crédito podría ser uno. Algo muy interesante es que el BPM permite simular cambios en los procesos para poder ver cómo se comportaría con las modificaciones planeadas antes de implementarlas. Sé que muchas empresas están usando BPM, pero no hay ninguna razón para que todas no lo usen.
Fuente: www.eltiempo.com
